Zakonodajne zahteve glede preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, ob splošnem razvoju zavedanja o upravljanju s poslovnimi tveganji, spodbujajo podjetja k uvajanju učinkovitejših pristopov za preverjanje strank in poslovnih partnerjev. Z razširjanjem digitalnih storitev in uporabo vedno in povsod se spreminjajo vzorci potrošnje, komunikacije in sklepanja poslov. Potencialni kupci in dobavitelji si vse bolj želijo oddaljenega načina poslovanja, kar pomeni uvajanje novih tehnoloških pristopov pri overjanju oseb in subjektov, ki nastopajo v poslovnih odnosih.
Na svetovni ravni je eden najpogostejših pristopov pri oddaljenem overjanju potencialnih poslovnih partnerjev tako imenovani KYC. Ta z avtomatiziranimi digitalnimi postopki zamenjuje fizično preverjanje oseb ter ročno zbiranje in obdelavo dokumentov o poslovanju. Rezultat je hitrejša registracija partnerja, ob bolj zanesljivem, natančnem in varnem preverjanju.
1. Kaj je pomeni postopek poznaj svojo stranko (KYC – Know Your Customer)?
Poznaj svojo stranko (KYC) pomeni postopek preverjanja identitete vaših strank, ocenjevanja njihove stopnje tveganja ter rednega pregledovanja in posodabljanja njihovih podatkov. Postopek ima korenine v panogi finančnih storitev in sodi v širši okvir predpisov o preprečevanju pranja denarja in preprečevanju financiranja terorizma. V osnovi gre za postopke preverjanja identitet in primernosti partnerja ter tveganj, povezanih z vzdrževanjem poslovnega odnosa s stranko. V zadnjem času so aktualne predvsem informacijske rešitve, ki omogočajo preverjanje identitet na daljavo, na primer z uporabo biometrične identifikacije obraza ter video preverjanja živosti oseb, ki nastopajo v registracijskih procesih.
Postopke KYC uporabljajo danes podjetja vseh velikosti, s čimer zagotavljajo, da so njihove potencialne stranke, zastopniki, svetovalci, distributerji ali dobavitelji skladni s predpisi oziroma da so dejansko tisti, za katere se predstavljajo. Izvajanje postopka KYC je nujen korak pri zagotavljanju skladnosti s pravili proti pranju denarja, še posebej, če to od vas zahteva zakonodaja (ZPPDFT-2).
Banke morajo na primer opraviti preverjanje KYC, ko nekdo želi odpreti bančni račun na daljavo, saj drugače ne morejo potrditi ali je potencialna stranka res tista, za katero se predstavlja. Podobno morajo zanesljivo preverjanje identitet zagotoviti ponudniki iger na srečo in izvajalci različnih nefinančnih storitev, kjer se zahteva visoka raven zaupanja. Vse bolj pa se izkazuje, da je tudi za nekatera podjetja pri med organizacijskem poslovanju (B2B) smiselna izvedba preverjanja poslovnih partnerjev s postopkom KYC. Tako ugotovijo dejanske lastnike oziroma osebe, ki nadzorujejo potencial
2. Ali je postopek KYC obvezen za vsa podjetja?
K postopkom preverjanja KYC so dejansko zavezani le subjekti, ki jih določa regulativa na polju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, na primer peta in šesta Direktiva o preprečevanju pranja denarja in posledično ZPPDFT-2 pa tudi uredba EIDAS. Gre torej za podjetja, kot so finančne institucije, revizorji, računovodje in davčni svetovalci, odvetniki in notarji, nepremičninski posredniki, ponudniki storitev iger na srečo, ponudniki storitev skrbništva in družb ter podjetja, ki se ukvarjajo s prodajo blaga visoke vrednosti. Vsi omenjeni zavezanci morajo izvajati preverjanje KYC, da bi zagotovili poslovanje le z zaupanja vrednimi subjekti. Vendar postopke preverjanja KYC že izvaja tudi vse več podjetij, ki k temu niso zakonsko zavezana, saj se tako zaščitijo pred finančnim in kibernetskim kriminalom.
Postopki poznavanja strank namreč pomagajo podjetjem B2B razumeti in spremljati tveganja, povezana z vsako stranko. Po eni strani jih ščitijo pred sodelovanjem s subjekti, vpletenimi v pranje denarja ali financiranje terorizma, po drugi pa preprečujejo grožnje, ki prihajajo iz kibernetskega prostora organizacije, na primer spletne prevare, direktorske prevare, napadi s posrednikom … Še več, kakor smo že videli, je preverjanje KYC nujen korak pri zagotavljanju skladnosti z regulativo za preprečevanje pranja denarja, uporabi pa se ga lahko tudi v okviru uredbe NIS2 za kibernetsko varnost.
3. Kako postopki verifikacije KYC pripomorejo k zmanjšanju tveganj pri poslovanju B2B?
Še preden začnete poslovati z novim partnerjem, morate izvesti neskončno komunikacijo po elektronski pošti, preverjati dokumente, oceniti tveganja in uporabiti številne druge zamudne korake. Z digitalizacijo takšnega procesa podjetja v vseh panogah povečajo produktivnost, zmanjšajo stroške, odpravijo birokracijo in skrajšajo čakalne dobe. Ti postopki se lahko skrajšajo z nekaj tednov na nekaj minut!
Uporaba KYC, kot ga že poznamo iz preverjanja strank pri poslovanju B2C, v med organizacijskem poslovanju pravzaprav pomeni razširitev postopka z naborom izkazov, ki definirajo obstoj podjetja ter njegovih odgovornih oseb. Sam proces se lahko poveže z različnimi registri, ki hranijo podatke o podjetjih in odgovornih osebah ter s seznami tveganih oseb.
Takšen postopek, ki ga imenujemo tudi KYB (Know Your Business), torej vključuje skrbnejši pregled potencialnega poslovnega partnerja in v grobem poteka tako:
Z uporabo preverjanja KYC s pomočjo umetne inteligence je vključitev partnerskega podjetja – dobavitelja ali kupca – v sistem lahko zaključena prej kot v 10. minutah. Poleg tega je takšna verifikacija natančna in varna. S takšno avtomatizacijo ročnega dela pri zbiranju in preverjanju informacij si ne prihranite samo časa, ampak tudi zmanjšate število napak in znižate stroške.
Hitrost je v času digitalnega poslovanja in globalne konkurence ključnega pomena. Če partnerju ne omogočite hitrega in enostavnega vzpostavljanja odnosa, bo ta poiskal druge vire. To pa lahko pomeni neposredno izgubo prihodka, če gre za prodajo, ali probleme z zagotavljanjem neprekinjenega poslovanja oziroma dodatne stroške, če gre za dobavo. Poslovna učinkovitost je tako poleg zakonske obveznosti vsekakor tisti vzgib, ki bo širši krog podjetij pritegnil k uporabi postopkov KYC.